Có được chứng thực bản sao văn bản đã được chứng thực không? Các loại giấy tờ nào không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính?
Giấy công chứng đã công chứng mình có đem đi công chứng nữa được không? Các loại giấy tờ nào không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính? Giá trị pháp lý chứng thực bản sao từ bản chính như thế nào?
Có được chứng thực bản sao văn bản đã được chứng thực không?
Căn cứ Điều 18 Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch có quy định:
“Điều 18. Giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính
- Bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp.
- Bản chính giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.”
Ngoài ra tại khoản 1, khoản 2 Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định:
“Điều 5. Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực
- Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Phòng Tư pháp) có thẩm quyền và trách nhiệm:
a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;
b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;
c) Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;
d) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
đ) Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản.
Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp thực hiện chứng thực các việc quy định tại Khoản này, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng Tư pháp.
- Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã) có thẩm quyền và trách nhiệm:
a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;
b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;
c) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
d) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai;
đ) Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở;
e) Chứng thực di chúc;
g) Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;
h) Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là tài sản quy định tại các Điểm c, d và đ Khoản này.
Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã.”
Tổng kết
Như vậy, về việc chứng thực sao y bản chính với tài liệu, giấy tờ thì theo quy định, pháp luật chỉ xác nhận sao y “bản chính” chứ không thể xác nhận “sao y” bản đã “sao y” từ bản chính, tức là bản sao của bản sao y. Như vậy văn bản đó sẽ không được chứng thực là bản sao của văn bản đã được chứng thực.
Căn cứ theo quy định tại điều 65. Cấp bản sao văn bản công chứng Luật công chứng 2018 quy định cụ thể:
- Việc cấp bản sao văn bản công chứng được thực hiện trong các trường hợp sau đây:
a) Theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền trong các trường hợp được quy định tại khoản 3 Điều 64 của Luật này;
b) Theo yêu cầu của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch, người có quyền, nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng.
Việc cấp bản sao văn bản công chứng do tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ bản chính văn bản công chứng đó thực hiện.
Trình tự thực hiện cấp bản sao văn bản công chứng theo Luật công chứng
Bước 1:Nộp hồ sơ đề nghị cấp bản sao văn bản công chứng
Người yêu cầu công chứng hoàn thiện hồ sơ và nộp trực tiếp tại trụ sở tổ chức hành nghề công chứng (Phòng Công chứng hoặc Văn phòng Công chứng), trong giờ làm việc của tổ chức hành nghề công chứng/giờ hành chính.
Bước 2:Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ cấp bản sao văn bản công chứng theo Luật công chứng
Trưởng Tổ chức hành nghề công chứng tiếp nhận Phiếu yêu cầu cấp bản sao văn bản công chứng, có kèm theo đầy đủ giấy chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ tuỳ thân khác của người yêu cầu.
Trường hợp xét thấy không có cơ sở để cấp bản sao văn bản công chứng thì yêu cầu cần phải ghi rõ lý do.
Nếu người yêu cầu thuộc đối tượng được cấp bản sao văn bản công chứng, Trưởng Tổ chức hành nghề công chứng chuyển hồ sơ cho bộ phận lưu trữ tiến hành tìm kiếm, tra cứu và sao chụp bản lưu văn bản công chứng.
Bước 3:Ký chứng nhận cấp bản sao văn bản công chứng theo Luật công chứng
Nhân viên lưu trữ photocopy văn bản công chứng (VBCC) từ hồ sơ lưu trữ, trình công chứng viên ký chứng nhận bản sao và chuyển Bộ phận thu lệ phí.
Bước 4:Trả kết quả công chứng cấp bản sao văn bản công chứng theo Luật công chứng
Bộ phận thu phí của tổ chức hành nghề công chứng hoàn tất việc thu phí, thù lao công chứng và chi phí khác theo quy định, đóng dấu và hoàn trả lại hồ sơ cho người yêu cầu.
Cách thức thực hiện thủ tục cấp bản sao văn bản công chứng theo Luật công chứng
– Người yêu cầu nộp và nhận kết quả giải quyết hồ sơ trực tiếp tại trụ sở tổ chức hành nghề công chứng (Phòng Công chứng hoặc Văn phòng Công chứng);
– Trong trường hợp người già yếu, người không thể đi lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án,… hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng, việc công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng theo đơn yêu cầu của người yêu cầu.
Thành phần, số lượng hồ sơ:
– Thành phần hồ sơ:
+ Phiếu yêu cầu cấp bản sao văn bản công chứng;
+ Bản sao giấy tờ tùy thân:
Trường hợp là cá nhân: Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Giấy chứng minh sĩ quan quân đội nhân dân Việt Nam/Hộ chiếu của các bên tham gia giao dịch.
Trường hợp là tổ chức:
Giấy đăng ký kinh doanh, giấy phép thành lập hoặc đăng ký hoạt động;
Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Hộ chiếu của người đại diện pháp nhân/tổ chức;
Văn bản ủy quyền của người đại diện theo pháp luật cho người khác kèm theo chứng minh của người trực tiếp yêu cầu cung cấp bản sao văn bản công chứng.
Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính: Tổ chức hành nghề công chứng.
Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính cấp bản sao văn bản công chứng theo Luật công chứng:
– Người yêu cầu phải xuất trình đủ giấy tờ, thông tin cần thiết liên quan đến việc yêu cầu và chịu trách nhiệm về tính chính xác, tính hợp pháp của các giấy tờ, thông tin đó.
– Việc cấp bản sao văn bản công chứng chỉ được thực hiện trong các trường hợp sau:
+ Cấp theo yêu cầu của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch, người có quyền, nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng;
– Cấp theo yêu cầu bằng văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc cung cấp hồ sơ công chứng phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc đã công chứng;
– Việc cấp bản sao văn bản công chứng do tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ bản chính văn bản công chứng đó thực hiện;
– Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu có vấn đề chưa rõ, thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng.
Thamkhảo: Nghị định 23/2015/NĐ-CP , Thư viện pháp luật
