1. Vấn đề thẩm quyền
Thẩm quyền chứng thực, công chứng văn bản ủy quyền của các cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài được quy định tại như sau:
1.1. Cơ quan có nhiệm vụ thực hiện công chứng, chứng thực
Theo quy định tại khoản 7 Điều 8 Luật các cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài năm 2017 thì cơ quan đại diện nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài có nhiệm vụ thực hiện công chứng, chứng thực phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam và điều ước quốc tế mà Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam và quốc gia tiếp nhận là thành viên; tiếp nhận, bảo quản giấy tờ, tài liệu và đồ vật có giá trị của công dân, pháp nhân Việt Nam khi có yêu cầu và không trái với pháp luật của quốc gia tiếp nhận.
Tại Điều 78 Văn bản hợp nhất 07/2018/VBHN-VPQH thì việc công chứng của cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài được quy định chi tiết:
“Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài được công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản, văn bản ủy quyền và các hợp đồng, giao dịch khác theo quy định của Luật này và pháp luật về lãnh sự, ngoại giao, trừ hợp đồng mua bán, chuyển đổi, chuyển nhượng, tặng cho, cho thuê, thế chấp, góp vốn bằng bất động sản tại Việt Nam.”
1.2. Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực chữ ký
Thứ ba, Theo quy định tại Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản thuộc về phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và các cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản ủy quyền. Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự ký chứng thực và đóng dấu của Cơ quan đại diện.
Ngoài ra, người ủy quyền có thể lựa chọn một trong các hình thức văn bản ủy quyền là hợp đồng ủy quyền hoặc giấy ủy quyền. Người ủy quyền cũng có thể lựa chọn công chứng văn bản ủy quyền (công chứng cả chữ ký và nội dung hợp đồng không trái đạo đức, không trái pháp luật) hoặc chứng thực chữ ký trên văn bản ủy quyền (chứng thực chỉ xác nhận chữ ký do đúng người ký, không bảo đảm về nội dung).
2. Giấy ủy quyền của người ở nước ngoài ủy quyền cho người trong nước có cần hợp pháp hóa lãnh sự?
▶︎ Có cần hợp pháp hóa giấy ủy quyền hay không?
Theo quy định tại khoản 1 Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính như sau:
“Điều 20. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính
- Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực.
Trong trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại.…”
Bên cạnh đó, Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP quy định các giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự như sau:
“Điều 9. Các giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự
- Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
- Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
- Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.”
Ngoài ra, theo Điều 6 Thông tư 01/2020/TT-BTP quy định như sau:
“Điều 6. Về yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự đối với một số giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp
Các giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp cho cá nhân như hộ chiếu, thẻ căn cước, thẻ thường trú, thẻ cư trú, giấy phép lái xe, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ và bảng điểm kèm theo bằng tốt nghiệp, chứng chỉ thì không phải hợp pháp hóa lãnh sự khi chứng thực bản sao từ bản chính. Trường hợp yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch trên bản dịch các giấy tờ này cũng không phải hợp pháp hóa lãnh sự.”
Như vậy, trừ các giấy tờ được miễn, để được chấp nhận thì người ở nước ngoài phải thực hiện ký và công chứng giấy ủy quyền tại cơ quan đại diện của Việt Nam tại nước ngoài thì mới sử dụng được tại Việt Nam hoặc có thể ký và công chứng tại cơ quan có thẩm quyền tại nước ngoài và khi gửi về Việt Nam bạn buộc phải hợp pháp hóa lãnh sự giấy ủy quyền này thì mới có thể sử dụng tại Việt Nam.
