DẤU GIÁP LAI TRÊN VĂN BẢN VÀ CÁC VẤN ĐỀ LIÊN QUAN
DẤU GIÁP LAI LÀ GÌ?
Hiện nay, trong các văn bản pháp luật hiện hành không có định nghĩa về dấu giáp lai. Có thể hiểu dấu giáp lai là con dấu đóng vào lề phải để tất cả các tờ có thông tin được đảm bảo tính xác thực của từng tờ văn bản. Dấu giáp lai thường được sử dụng tại các hợp đồng, văn bản, các loại giấy tờ,… có từ hai trang trở lên đối với văn bản in một mặt và từ ba trang trở lên đối với văn bản in hai mặt, việc đóng dấu giáp lai nhằm tránh việc thay đổi nội dung tài liệu. Việc đóng dấu giáp lai được quy định rõ tại các văn bản pháp luật, cụ thể:
Tại điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 quy định như sau:
– Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.
– Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
– Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
– Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.
SỬ DỤNG CON DẤU NHƯ THẾ NÀO LÀ ĐÚNG?
???? Tại Khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về sử dụng con dấu như sau:
Điều 33. Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật
Sử dụng con dấu
a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
c) Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
d) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
đ) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.
Như vậy, dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy với mỗi dấu chỉ đóng tối đa 05 tờ văn bản. Quan trọng, dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
Tại điều 49, Luật Công Chứng quy định như sau:
– Văn bản công chứng có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự. Văn bản công chứng có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ.
Bên cạnh đó điểm b khoản 3 Điều 20 Nghị định số 23/2015 ngày 16/2/2015 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch quy định: ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực. Với bản sao có từ 2 trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 2 tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
Như vậy có thể nói, việc đóng dấu giáp lai sẽ tùy thuộc vào tính chất văn bản, quy định của pháp luật cũng như quy định của các cơ quan quản lý riêng nghành. Việc đóng dấu giáp lai góp phần đảm bảo sự khách quan của tài liệu, tránh việc thay thế hay cố tình làm sai lệch kết quả đã được thể hiện trong văn bản trước đó.
NGOÀI DẤU GIÁP LAI, CÁC LOẠI DẤU KHÁC ĐÓNG THẾ NÀO?
Dấu chữ ký
Dấu chữ ký được đóng trên chữ ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản để khẳng định giá trị pháp lý của văn bản. Theo quy định pháp luật tại điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP các đóng dấu chữ ký được quy định cụ thể như sau:
Đóng dấu sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu khi chưa có chữ ký. Về vị trí, khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. Cuối cùng, Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
Dấu treo
Căn cứ theo quy định tại Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về cách thức đóng dấu treo cụ thể rằng cách thức đóng dấu treo người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định. Quan trọng, khi đóng dấu treo thì đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính. Do đó, việc đóng dấu treo lên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản đó mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính, ví dụ như đóng dấu treo vào phụ lục văn bản.
Tham khảo: Thư viện pháp luật, Nghị định 30/2020/NĐ-CP, Luật Công chứng
