Điều 40 Luật Công chứng 2014 quy định cụ thể về Công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn
Hồ sơ yêu cầu công chứng được lập thành một bộ bao gồm các giấy tờ sau đây:
a) Phiếu yêu cầu công chứng:
Trong Phiếu yêu cầu công chứng ghi đầy đủ thông tin:
- Họ tên
- Địa chỉ người yêu cầu công chứng
- Nội dung cần công chứng
- Danh mục giấy tờ gửi kèm theo
- Tên tổ chức hành nghề công chứng
- Họ tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng
- Thời điểm tiếp nhận hồ sơ
b) Dự thảo hợp đồng, giao dịch
Dự thảo hợp đồng là một văn bản quan trọng được kèm theo Biên bản thương thảo hợp đồng. Soạn dự thảo hợp đồng giúp văn bản hóa những nội dung chính mong muốn thực hiện.
Dự thảo hợp đồng có mục đích đảm bảo nội dung trước khi ký hợp đồng chính thức, tránh các thay đổi phút chót. Toàn bộ nội dung điều khoản hợp đồng có thể được trao đổi trước thông qua biên bản thương thảo hợp đồng mà phụ lục của nó chính là Dự thảo hợp đồng. Sau bước này, 2 bên có thể xác lập và ký hợp đồng chính thức.
c) Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng
Đối với Luật Công chứng, giấy tờ tùy thân được hiểu theo nghĩa như giấy tờ cá nhân, gồm: Chứng minh nhân dân, kết hôn, khai sinh, sổ hộ khẩu…Có thể hiểu giấy tờ tùy thân là những giấy tờ có giá trị xác định đặc điểm nhận dạng và nhân thân của một người. Theo đó, một số giấy tờ có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp cũng được xác định là giấy tờ tùy thân như: Giấy phép lái xe, thẻ Đại biểu Quốc hội, thẻ Đảng viên…
Ngoài ra, trong lĩnh vực hàng không, hành khách mang quốc tịch Việt Nam khi bay các chuyến nội địa có thể xuất trình một trong các loại giấy tờ sau để thay thế Chứng minh nhân dân, như:
+ Giấy phép lái xe;
+ Giấy chứng minh của các lực lượng vũ trang;
+ Thẻ Đảng viên;
+ Thẻ Nhà báo…
Như vậy, tùy theo từng trường hợp và từng lĩnh vực mà giấy tờ tùy thân có thể là các loại giấy tờ khác, nhưng 03 loại giấy tờ tùy thân thông dụng cần thiết nhất vẫn là: Chứng minh nhân dân, Hộ chiếu, thẻ Căn cước công dân.
d) Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó
đ) Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có.
Lưu ý: Bản sao quy định tại khoản 1 Điều này là bản chụp, bản in hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính và không phải chứng thực.
CÔNG CHỨNG VIÊN:
- Kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng:
Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý và ghi vào sổ công chứng.
- Hướng dẫn, giải thích chi tiết cho người yêu cầu công chứng
Hướng dẫn người yêu cầu công chứng tuân thủ đúng các quy định về thủ tục công chứng và các quy định pháp luật có liên quan đến việc thực hiện hợp đồng, giao dịch
Giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ cũng như ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc tham gia hợp đồng, giao dịch.
- Kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch
Nếu trong dự thảo hợp đồng, giao dịch có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch không phù hợp với quy định của pháp luật thì công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa.
TỪ CHỐI CÔNG CHỨNG
- Trường hợp công chứng viên đã chỉ rõ các điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội hay đối tượng không phù hợp với quy định của pháp luật trong dự thảo hợp đồng, giao dịch mà người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì công chứng viên có quyền từ chối công chứng.
- Có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép.
Có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc đối tượng của hợp đồng, giao dịch chưa được mô tả cụ thể thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng.
NGƯỜI YÊU CẦU CÔNG CHỨNG
- Tự đọc lại dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người yêu cầu công chứng.
- Đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao dịch thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.
- Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ quy định tại khoản 1 Điều này để đối chiếu trước khi ghi lời chứng, ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.
Tham khảo: Luật Công Chứng 2014, website thuvienphapluat
